Der perfekte Organigrammaufbau

Der perfekte Organigrammaufbau

Haben Sie in der Praxis ein Organigramm?

Ein Organigramm kann eine wundervolle Möglichkeit sein, aufzuzeigen, in welcher Beziehung Mitarbeiter zueinanderstehen, welche Aufgaben von wem erledigt und wie Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten geregelt werde.

Bevor ein Organigramm erstellt wird, sollte aber klar sein, welchen Zweck es haben soll. Es ist zwar eine QM-Anforderung, eine Übersicht über alle Mitarbeiter und ihre Verantwortlichkeiten zu haben, in vielen Praxen wird diese Übersicht aber in Form einer Tabelle geführt. Auch das ist in Ordnung.

Wenn man sich aber für ein Organigramm entscheidet, sollte man auf ein paar Dinge achten.

  1. Wie kann ein Organigramm aufgebaut werden, damit sich niemand aus dem Team bevorzugt, bzw. benachteiligt fühlt?
  2. Welche Position nimmt die QMB im Organigramm ein?

Diese Fragen sind gar nicht so trivial. Das liegt unter anderem daran, dass die Begrifflichkeiten Stellen, Rollen, Tätigkeiten und Aufgaben oft nicht sauber voneinander abgegrenzt werden.

Wozu dient das Organigramm:

Das Organigramm dient dazu, die Strukturen einer Organisation bildlich darzustellen.

Was zeigt das Organigramm:

In diesem Schaubild werden die Strukturen Ihrer Wahl gezeigt. Wie immer im Qualitätsmanagement, so gilt auch hier: Das Organigramm muss Ihnen etwas zeigen, was Sie sonst nicht, oder nur mühsam nachvollziehen würden. Wenn es Ihnen keinen Mehrwert liefert, sollten Sie es gar nicht erst erstellen.

Es gibt viele Darstellungsmöglichkeiten, aber im Folgenden gehe ich auf die Darstellungsform ein, die wir in den Praxen am häufigsten antreffen.

Viele Praxen stellen im Organigramm dar, wo die einzelnen Praxismitglieder arbeiten: Stuhlassistenz, Behandler, Labor, Verwaltung.

Schnell wird dann unterschieden zwischen bspw. Laborleiter und Labormitarbeiter. Damit handelt es sich um eine hierarchische Darstellung. Diese wird dadurch verstärkt, dass die Bilder pyramidenförmig von oben nach unten verlaufen (siehe Abb1).

 

 

Das kann man auflockern, indem man die Pyramidenform durch ein Mindmap ersetzt, in dem sich zunächst alle Tätigkeitsbereiche um den Kern „Praxis“ bewegen und die Praxismitglieder um die Bereiche herum ansiedeln (siehe Abb.2)

 

 

Um die Tätigkeitsbereiche (Bsp. Labor und Verwaltung) deutlicher voneinander zu unterscheiden, entscheiden sich viele Praxen dafür die Bereiche in unterschiedlichen Farben auszumalen.

Wenn man unbedingt darstellen möchte, wer in einem bestimmten Tätigkeitsbereich die Leitung hat, könnte die gewählte Farbe der Leitung etwas dunkler sein als die der Mitarbeiter (siehe Abb.3).

 

 

Die Frage, die sich mir aber unweigerlich stellt, ist: wozu sollen überhaupt die Hierarchien dargestellt werden?

Die häufigste Antwort ist: Um zu zeigen, wer die Verantwortung für einen Bereich hat. Meistens möchte man damit verdeutlichen, wer die Ansprechpartner für einen bestimmten Bereich sind, sodass sich die Mitarbeiter an den entsprechenden Verantwortlichen wenden können. Wenn es Ihnen auch so geht, dann schlage ich vor, dass Sie sich von dem hierarchischen Denken der Positionen lösen und das Organigramm lieber in der Dimension der Ansprechpartner darstellen. Ansprechpartner kann ja jeder sein, der über Expertenwissen verfügt. Dieses Wissen ist entweder durch intensives Training, durch eine spezielle Ausbildung oder eine lange Praxiszugehörigkeit entstanden und hat nichts mit der formalen Position zu tun.

Wo steht die QMB?

In dem konkreten Fall der Anfrage, wo sich die QMB im Organigramm verorten soll, ist mein Vorschlag Folgender (siehe Abb.4).

 

 

Die Mitarbeiter, die in den Bereichen Verantwortungen übernehmen, würden in den kleinen Kreisen auftauchen. Die Mitarbeiter, die Zuständigkeiten haben, könnten in einer weiteren Dimension in weiteren Kreisen auftauchen und farblich heller dargestellt werden.

 

 

Sie könnten jetzt einwenden, dass in meinem Vorschlag viele Mitarbeiter mehrfach auftauchten und die Gefahr von Unübersichtlichkeit entsteht.

Wenn Sie das Ganze auf DIN A 1 oder gar auf Plakat bringen und an eine Wand hängen, die man auch aus einer angenehmen Entfernung aus betrachten kann und gleichzeitig mit unterschiedlichen Farben und Farbtönen arbeiten, dann kann das Auge das Bild sehr gut erfassen.

Und zum möglichen Einwand, die Mitarbeiter würden mehrfach auftauchen: Das ist doch super!

Wie oft kommt es vor, dass Mitarbeiter einander vorwerfen, sie täten mehr als die anderen. In der Regel ist das eine Folge von Intransparenz. Mit diesem Organigramm würde jeder sehen können, in welchen Themen sie selbst und andere Verantwortung und Zuständigkeiten haben.

Damit würde die Realität ganz schnell transparent und nachvollziehbar werden – man würde jene wertschätzen, die viel im Hintergrund tun, sich aber eher ruhig verhalten, und jene in ihre Schranken weisen, die sich gerne lauthals Gehör verschaffen, ohne wirklich viel zu leisten.

Noch was?

Gerne möchte ich noch auf Gefahren hinweisen, die auch in dieser Darstellung auftauchen. Auch mit Farben assoziieren Menschen positive oder negative Gefühle. Ebenso kann das heller werden des Farbtons als Verlust von Bedeutung verstanden werden. Bevor ich hier alle Gefahren aufzähle und damit trotzdem lang nicht alle erfasse, hier noch eine Empfehlung:

Wenn Sie sich für die Erstellung eines Organigramms entscheiden:

  • Sprechen Sie im Team über Ihr Vorhaben.
  • Erklären Sie, warum Sie das Organigramm erstellen wollen und was darauf zu sehen sein soll. Das Warumsollte jedem klar sein.
  • Sprechen Sie im Team aktiv an, worüber Sie sich sorgen. Das hören alle gern und werden Ihnen gerne die Wertschätzung zurückgeben, indem Sie eigene Ideen und Vorschläge einbringen.
  • Grenzen Sie ein, was auf dem Organigramm zu sehen sein wird und was nicht. Bsp. Zu sehen, wer wo Verantwortung und wo Zuständigkeiten hat. Nicht zu sehen, wie umfangreich diese sind.
  • Fassen Sie die Ergebnisse zusammen und holen Sie sich von allen eine Bestätigung.
  • Sehen Sie von Ihrem Vorhaben, ein Organigramm zu erstellen ab, wenn es zu Unmut im Team führt.

Das Organigramm ist keine Pflicht. Sie können und sollten sogar darauf verzichten, wenn es ihnen keinen Mehrwert zu dem bringt, oder gar Konflikte schürt.

Wenn Sie bspw. mit dem FO Praxisteam oder einem anderen Dokument arbeiten, in dem das ganze Team abgebildet ist, dann brauchen Sie das Organigramm nicht.

Sie haben Fragen? Kontaktieren Sie mich gerne!

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg bei der Umsetzung, und erfreuen Sie sich an einer positiven Entwicklung!

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